Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) recherche un(e) Stagiaire en administration, Port-Soudan et Kaasala, Soudan

Période de candidature17-janv.-2025 au 23-janv.-2025

Description d’emploi

Renseignements généraux – Propres à l’emploi

Le Bureau multi-pays de l’UNOPS pour la Corne de l’Afrique recrute pour ce poste : Stagiaire en administration basé à Kassala et Port-Soudan, Soudan.

 
Les femmes qualifiées et les candidats issus de groupes sous-représentés au sein de l’effectif de l’UNOPS sont encouragés à postuler.
Le stage offre une opportunité d’apprentissage et de développement professionnel pour les nouveaux diplômés et les futurs diplômés. Le stagiaire soutiendra le projet de la citadelle de santé de Kassala et l’équipe de Port-Soudan. Ce rôle lui permettra d’acquérir une expérience pratique précieuse et de favoriser le développement du cheminement de carrière du stagiaire

Responsabilités fonctionnelles

Sous la supervision étroite du gestionnaire de projet et de l’assistant administratif, le stagiaire en administration devra soutenir les tâches administratives et diriger de manière sélective des éléments de travail particuliers par eux-mêmes dans le cadre de leur programme d’apprentissage en cours d’emploi. Les responsabilités du titulaire comprennent, sans s’y limiter, les suivantes :

  1. Soutien logistique et gestion des actifs
  2. Appui à la coordination administrative et opérationnelle
  3. Soutien à la construction et au partage des connaissances

Assurer la fourniture d’un soutien fiable en matière de logistique et de gestion des actifs, à savoir :

  • Participer à l’entretien approprié et à l’entreposage sûr et sécuritaire de l’équipement de bureau et des biens.
  • Aider et proposer de nouvelles façons de préparer des listes d’inventaire précises et des registres de propriété adéquats pour le bureau et le projet.
  • Soutenir la préparation et la soumission en temps opportun des rapports d’inventaire périodiques ; Coordonner la vérification physique des articles en inventaire.
  • Soutenir et proposer de nouvelles façons de surveiller attentivement les mouvements d’équipement à l’intérieur et à l’intérieur de la zone de responsabilité.
  • Participer à la mise en place d’un système de gestion et de comptabilité du matériel pour tout le matériel du bureau conformément à la politique de l’UNOPS en matière d’équipement.
  • Soutien à l’administration de la réception des biens et de l’équipement pour le bureau, à l’inspection et à la préparation des rapports.
  • Coordonner avec les sociétés de location de voitures pour fournir les véhicules nécessaires aux projets en temps opportun. Faire un suivi auprès des fournisseurs pour fournir les feuilles de route, les factures et les pièces justificatives afin de faciliter le paiement.

Soutien administratif, axé sur l’exécution et l’amélioration des fonctions suivantes :

  • Appui à la coordination de l’organisation des voyages, à la préparation des autorisations de voyage, le cas échéant et à l’enregistrement des dépenses liées aux déplacements, tout en contribuant à l’amélioration des processus.
  • Fournir des informations au personnel administratif concerné concernant les services aériens, les tarifs et les horaires de voyage pour des itinéraires spécifiques, et aider au suivi et au traitement des demandes de remboursement de frais de voyage.
  • Réalisation d’examens et de recommandations visant à vérifier l’exactitude et la conformité des documents avec le format, le style et la politique de l’UNOPS, et création et tenue à jour d’un répertoire pertinent de ces documents
  • Tenue des dossiers, registres (papier et en ligne) de tous les documents opérationnels et financiers pour une référence et une récupération faciles ; la gestion de documents, y compris la fermeture de fichiers, l’archivage.
  • Innover et rationaliser l’organisation d’ateliers, de conférences, de retraites.
  • Interaction avec des collègues, des clients et des partenaires afin d’échanger de l’information sur des questions administratives et de rechercher la coopération. Aider à résoudre les problèmes administratifs et de processus courants, en soumettant les questions complexes au superviseur avec des recommandations sur la marche à suivre.
  • Participer aux processus d’approvisionnement, y compris la collecte de devis, l’enregistrement des fournisseurs dans UNGM et le remplissage des profils de fournisseurs. Coordination des enquêtes administratives pour l’organisation des services communs.
  • Proposer et utiliser un système de surveillance pour suivre l’état des demandes soumises et en attente, en veillant à ce que les tâches liées au travail et au mandat de l’unité soient accomplies en temps opportun.

Fournit un soutien à l’acquisition et au partage des connaissances, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

  • Participation aux formations du personnel du programme, des opérations et du projet sur les procédures administratives
  • Participer aux réunions de l’équipe des services d’appui au bureau de l’UNOPS à Kassala et préparer des exposés, des procès-verbaux et des rapports d’étape novateurs pour examen et finalisation.
  • Saisie et mise à jour de données et d’informations précises pour faciliter les activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances.
  • Utiliser la technologie, les systèmes électroniques et les outils pour amorcer le travail et partager l’information avec les collègues et les clients.
Possibilités de formation pour le stagiaire en administration

Le titulaire aura accès à la zone d’apprentissage de l’UNOPS et à d’autres formations pertinentes liées à son rôle.

Études/Expérience/Exigences linguistiques

Éducation

  • Pour être admissible, le candidat doit être actuellement inscrit à un diplôme universitaire ou avoir obtenu un diplôme universitaire au cours des 3 dernières années au moment de la candidature. De préférence, le candidat étudie ou a étudié l’une des matières suivantes : administration des affaires, administration publique, gestion ou dans un domaine connexe. Veuillez joindre vos documents éducatifs à votre demande.

Expérience professionnelle

  • Les candidats ne sont pas tenus d’avoir une expérience professionnelle.

Langue

  • La maîtrise de l’anglais écrit, lu et parlé est exigée.
  • La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

Connaissances en informatique

  • La connaissance et l’utilisation des applications de la suite Google sont un atout.

Compétences

Traite toutes les personnes avec respect ; Réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de diversité et d’inclusion.
Agir comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agir comme un modèle de leadership positif, motiver, diriger et inspirer les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés.
Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et donne toujours la priorité au bénéficiaire final. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si cela est pertinent pour le poste).
Établit efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Les actions mènent à l’accomplissement total de la tâche grâce au souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’y donner suite. Comprend que l’utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement au rythme rapide. Adapte efficacement sa propre approche à l’évolution des circonstances ou des exigences. Réfléchit à ses expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Recherche toujours l’amélioration continue.
Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.
Exprimer des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écouter activement et partager ses connaissances de manière proactive. Gère efficacement les conflits, en surmontant les divergences d’opinions et en trouvant un terrain d’entente.
Type, niveau et durée du contrat – Stage
Type de contrat : Stage
Niveau du contrat : N/A
Durée du contrat : 6 mois Ce stage n’est pas conçu pour déboucher sur un poste de personnel à l’UNOPS. Par conséquent, il ne devrait y avoir aucune attente d’emploi à la fin du stage.
Les stagiaires peuvent être éligibles à une allocation mensuelle de l’UNOPS à condition qu’ils ne reçoivent pas de fonds d’autres institutions. En outre, l’UNOPS peut verser une somme forfaitaire de 500 dollars EU pour un voyage unique. Cependant, ils doivent prendre leurs propres dispositions pour l’hébergement, le voyage et les dispositions nécessaires en matière de visa.

Pour plus de détails sur les stages de l’UNOPS, veuillez suivre le lien suivant :
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Informations complémentaires
  • Veuillez noter que l’UNOPS n’accepte pas les curriculum vitae non sollicités.
  • Les demandes reçues après la date de clôture ne seront pas prises en considération.
  • Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection, qui comprend diverses évaluations.
  • L’UNOPS prône la diversité et s’engage en faveur de l’égalité des chances en matière d’emploi. Notre personnel est composé de nombreuses nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités diverses. L’UNOPS s’efforce de maintenir et de renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
  • Les femmes qualifiées et les candidats issus de groupes sous-représentés au sein de l’effectif de l’UNOPS sont encouragés à postuler. Il s’agit notamment des candidats issus de groupes racisés et/ou autochtones, des membres d’identités de genre et d’orientations sexuelles minoritaires et des personnes handicapées.
  • Nous aimerions nous assurer que tous les candidats donnent le meilleur d’eux-mêmes au cours du processus d’évaluation. Si vous êtes présélectionné et que vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des aménagements raisonnables, veuillez informer notre équipe des ressources humaines lorsque vous recevez une invitation.

Termes et conditions

  • Pour les postes de personnel uniquement, l’UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat à une classe inférieure à la classe annoncée du poste.
  • Pour les contrats de représentation, vous devez suivre quelques cours obligatoires (ils prennent environ 4 heures) pendant votre temps libre, avant de fournir des services à l’UNOPS. Des cours de remise à niveau ou de nouveaux cours obligatoires peuvent être exigés pendant la durée de votre contrat. Veuillez noter que vous ne recevrez aucune compensation pour la participation aux cours et aux remises à niveau. Pour plus d’informations sur un contrat de représentation.
  • Tous les membres du personnel de l’UNOPS sont tenus d’exercer leurs fonctions conformément à la Charte des Nations Unies et aux politiques et instructions de l’UNOPS, ainsi qu’à d’autres cadres de responsabilisation pertinents. En outre, tout le personnel doit démontrer une compréhension des objectifs de développement durable (ODD) d’une manière cohérente avec les valeurs fondamentales de l’ONU et le programme commun des Nations Unies.
  • L’UNOPS a pour politique de vérifier les antécédents de tous les membres du personnel potentiels. Le recrutement à l’UNOPS est subordonné aux résultats de ces vérifications.

Postulez ici 👇:

https://jobs.unops.org/Pages/ViewVacancy/VADetails.aspx?id=29581

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