Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) recherche un(e) Stagiaire en gestion de programme

Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) recherche un(e) Stagiaire en gestion de programme – PMO, Vienne, Autriche

Description d’emploi

Renseignements généraux – Propres à l’emploi

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’achats et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organismes des Nations Unies. Avec plus de 6 000 employés répartis dans 80 pays, l’UNOPS offre à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, là où ils en ont besoin. En mettant en œuvre environ 1 000 projets pour ses partenaires à tout moment, l’UNOPS contribue de manière significative aux résultats sur le terrain, souvent dans les environnements les plus difficiles.

AUMCO (Austria Multi Country Office)

Le Bureau multi-pays de l’Autriche (AUMCO) fait partie de la région Europe et Asie centrale de l’UNOPS. Plus précisément, l’AUMCO vise à permettre la réalisation de l’Agenda 2030 et de l’Accord de Paris par le biais de programmes mondiaux et d’interventions adaptées dans les Balkans, le Caucase du Sud et l’Asie centrale, axés sur :

Infrastructure
Approvisionnement
Gestion de projet (service complet, retour sur les rails)
RH et services transactionnels
Gestion des subventions
Services techniques et consultatifs
Informations sur le projet

Le rôle principal du Bureau de gestion des programmes (BGP) est de fournir à l’AUMCO les structures, les outils et les techniques nécessaires pour assurer une gouvernance, une gestion, une prise de décision et des ressources efficaces au niveau du portefeuille, y compris en ce qui concerne l’élaboration, la mise en œuvre et la mise en œuvre des projets.
Ce faisant, le PMO veille à ce que les politiques, les processus et les méthodes de gestion de projet soient suivis et mis en pratique conformément aux normes de l’organisation, tout en agissant en tant que capacité globale d’assurance qualité, couvrant à la fois les éléments de fond et administratifs des projets, sous l’égide des unités opérationnelles AUMCO au nom de la haute direction. Le PMO contribue fortement à faire progresser le bureau multi-pays vers la réalisation de ses priorités et objectifs.

Les fonctions et les services du PMO comprennent :

Planification stratégique et soutien à la gestion de portefeuille : Faciliter la planification/le développement, l’opérationnalisation et la livraison de projets, de programmes et de portefeuilles.
Appui à la supervision de l’exécution : Veiller à ce que les projets de l’UNOPS soient conformes aux politiques, méthodologies et directives établies, y compris la coordination des tâches d’assurance trimestrielles, la réalisation de contrôles mensuels de conformité et la coordination des examens de la gouvernance du conseil de projet.
Meilleures pratiques : Faciliter l’application des normes de l’UNOPS dans la gestion des projets, encourager l’uniformité des méthodes de travail et veiller à ce qu’elles soient correctement appliquées.

Responsabilités fonctionnelles

À l’UNOPS, les stagiaires rejoignent nos équipes en tant que membres à part entière et se voient offrir un bon mélange de travail de soutien et de missions indépendantes avec des responsabilités importantes.

Sous la supervision directe du Chef du Bureau de gestion des programmes (PMO), le rôle du stagiaire est d’appuyer les activités visant à accroître la capacité du Bureau de gestion de projet.

1. Devoirs et responsabilités

Les principales fonctions du stagiaire du Bureau de gestion des programmes (PMO) sont les suivantes :

Fournir un appui à l’équipe du Bureau de la gestion du programme pour l’extraction et la collecte de données provenant de différentes sources. Aider à l’analyse et à la structuration des données, et à la compilation des mises à jour périodiques à l’intention de la direction.
Soutien à la réalisation de bilans de santé périodiques des projets par rapport à des critères de succès établis, à la coordination de l’assurance trimestrielle et mensuelle des projets, ainsi qu’à l’amélioration de la maturité de la gestion de projet au sein du MCO.
Fournir un soutien au PMO dans la mise en place de réunions régulières et ad hoc ; Rédiger des procès-verbaux et des résumés des mesures à prendre, suivre les progrès accomplis à l’égard des questions prévues et faire un suivi auprès des coordonnateurs.
Aider à coordonner les séances de partage des connaissances, au besoin, en ce qui concerne la préparation de matériel d’apprentissage, de diapositives de présentation, etc.
Aider à la compilation et à la distribution des rapports d’étape, des leçons apprises et des meilleures pratiques ; et des bulletins d’information périodiques.
Soutien à l’élaboration de tableaux de bord de gestion de programme, à la mise à jour et à l’administration du tableau de bord.
Préparer des rapports d’analyse, la visualisation des données et d’autres ressources pour soutenir l’équipe du PMO et le chef de programme dans le suivi et la prise de décision.
Appui à l’harmonisation des modèles du Bureau de gestion des programmes et au déploiement des outils. Soutien dans les processus de gestion de la documentation par l’examen de la documentation des projets.
Aider le PMO à assurer la supervision et l’analyse régulières des données financières du projet dans les tableaux de bord disponibles et les outils oneUNOPS disponibles.
Aider à la mise en œuvre du plan de renforcement des capacités et de formation sur la gestion du programme.
Appui à la conception et à la mise en œuvre des systèmes et processus nécessaires pour renforcer la gestion du programme.
Participer à des réunions et des initiatives dirigées par des HoP ou des PMO dans le but d’acquérir de l’expérience autour de la gestion de projet. Effectuer des tâches de soutien en rédigeant les procès-verbaux des réunions de la haute direction. Préparation des réunions.
Fournir un soutien administratif au Chef de programme si nécessaire.
Effectuer d’autres tâches assignées par le superviseur.

. Éléments d’apprentissage

Le titulaire aura un accès complet aux dossiers de projets du portefeuille de l’AUMCO, en particulier aux dossiers et produits développés dans le cadre des activités mises en œuvre au niveau des pays.
Le titulaire aura également un accès complet à l’intranet de l’UNOPS, au système ERP du projet et aux communautés de pratique dans les domaines de la gestion de projet, de l’intégration d’une perspective sexospécifique, de l’innovation et de la recherche, de l’infrastructure durable, etc.
Le titulaire aura l’occasion de participer à toutes les réunions de haut niveau pertinentes et de se familiariser avec les principales parties prenantes telles que d’autres agences des Nations Unies (CCNUCC, PNUE, PNUD, UNU), plusieurs donateurs nationaux et multipartenaires, des organisations non gouvernementales internationales et des représentants des pays bénéficiaires.

3. Participation à des formations

Le titulaire aura accès à la zone d’apprentissage de l’UNOPS et pourra suivre une formation sur la gestion des programmes, l’intégration d’une démarche soucieuse d’équité entre les sexes, l’encadrement et une formation obligatoire, conformément à la politique de l’UNOPS.

Études/Expérience/Exigences linguistiques

Éducation

Le candidat doit avoir obtenu un diplôme universitaire d’au moins le premier niveau (baccalauréat ou équivalent), être inscrit à un programme de troisième cycle ou avoir obtenu son diplôme d’études dans les trois (3) ans précédant la date de début de l’affectation du stagiaire.
Le domaine d’études devrait de préférence être lié aux affaires internationales, aux sciences sociales, à l’administration des affaires, à la gestion de projet ou à l’ingénierie, avec une certaine expérience de la gestion de programme.
Une certification préalable en gestion de projet est hautement souhaitable.

Stage – Expériences connexes

Aucune expérience professionnelle préalable n’est exigée, mais une certaine expérience de la gestion de programmes ou de projets, de l’administration ou dans des domaines connexes serait un atout.

Exigences
linguistiques

Une excellente maîtrise de l’anglais écrit et parlé est requise.
Toute autre langue de l’ONU serait un atout.

Connaissances en informatique

La maîtrise de la suite Microsoft Office/Google est indispensable, en particulier pour la préparation de présentations PowerPoint/Google Slides et l’exécution de fonctions de base sur Excel/Google Sheets.
Une expérience de Google Data Studio est souhaitable.

Exigences supplémentaires

Capacité à maintenir des mises à jour régulières des activités et des réalisations.
Le titulaire est chargé de se conformer aux politiques de sécurité, aux instructions administratives, aux plans et aux procédures du Système de gestion de la sécurité des Nations Unies et de celui de l’UNOPS.

Type, niveau et durée du contrat – Stage

Type de contrat : Stage (à temps plein)
Niveau du contrat : N/A
Durée du contrat : 6 mois, avec possibilité de prolongation jusqu’à 12 mois

Ce stage n’est pas conçu pour déboucher sur un poste de personnel à l’UNOPS. Par conséquent, il ne devrait y avoir aucune attente d’emploi à la fin du stage.

Les stagiaires peuvent bénéficier d’une allocation mensuelle de l’UNOPS à condition qu’ils ne reçoivent pas de fonds d’autres institutions. En outre, l’UNOPS peut verser une somme forfaitaire unique pour les frais de réinstallation (le cas échéant). Cependant, ils doivent prendre leurs propres dispositions pour l’hébergement, le voyage et les dispositions nécessaires en matière de visa.

Compétences

Traite toutes les personnes avec respect ; Réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Respecte les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de diversité et d’inclusion.

Agir comme un modèle positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le développement des autres. Pour les gestionnaires de personnel uniquement : Agir comme un modèle de leadership positif, motiver, diriger et inspirer les autres à réussir, en utilisant des styles de leadership appropriés.

Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et donne toujours la priorité au bénéficiaire final. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si cela est pertinent pour le poste).

Établit efficacement un plan d’action approprié pour soi-même et/ou pour les autres afin d’atteindre un objectif. Les actions mènent à l’accomplissement total de la tâche grâce au souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’y donner suite. Comprend que l’utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement au rythme rapide. Adapte efficacement sa propre approche à l’évolution des circonstances ou des exigences. Réfléchit à ses expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Recherche toujours l’amélioration continue.

Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.

Exprimer des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écouter activement et partager ses connaissances de manière proactive. Gère efficacement les conflits, en surmontant les divergences d’opinions et en trouvant un terrain d’entente.

Informations complémentaires

Veuillez noter que l’UNOPS n’accepte pas les curriculum vitae non sollicités.
Les demandes reçues après la date de clôture ne seront pas prises en considération.
Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection, qui comprend diverses évaluations.
L’UNOPS prône la diversité et s’engage en faveur de l’égalité des chances en matière d’emploi. Notre personnel est composé de nombreuses nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités diverses. L’UNOPS s’efforce de maintenir et de renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
Les femmes qualifiées et les candidats issus de groupes sous-représentés au sein de l’effectif de l’UNOPS sont encouragés à postuler. Il s’agit notamment des candidats issus de groupes racisés et/ou autochtones, des membres d’identités de genre et d’orientations sexuelles minoritaires et des personnes handicapées.
Nous aimerions nous assurer que tous les candidats donnent le meilleur d’eux-mêmes au cours du processus d’évaluation. Si vous êtes présélectionné et que vous avez besoin d’une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des aménagements raisonnables, veuillez informer notre équipe des ressources humaines lorsque vous recevez une invitation.

Termes et conditions

Pour les postes de personnel uniquement, l’UNOPS se réserve le droit de nommer un candidat à une classe inférieure à la classe annoncée du poste.
Pour les contrats de représentation, vous devez suivre quelques cours obligatoires (ils prennent environ 4 heures) pendant votre temps libre, avant de fournir des services à l’UNOPS.
Tous les membres du personnel de l’UNOPS sont tenus d’exercer leurs fonctions conformément à la Charte des Nations Unies et aux politiques et instructions de l’UNOPS, ainsi qu’à d’autres cadres de responsabilisation pertinents. En outre, tout le personnel doit démontrer une compréhension des objectifs de développement durable (ODD) d’une manière cohérente avec les valeurs fondamentales de l’ONU et le programme commun des Nations Unies.
L’UNOPS a pour politique de vérifier les antécédents de tous les membres du personnel potentiels. Le recrutement à l’UNOPS est subordonné aux résultats de ces vérifications.

Date limite de candidature : 10 Novembre 2024

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