CERIM Consulting SARL organise un séminaire de formation pour l’optimisation et la performance des Secrétaires et Assistantes de Direction, N’Djamena, Tchad
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
L’assistante d’aujourd’hui n’est plus celle d’hier. Véritable pierre angulaire de sa direction ou de son département, elle doit faire preuve d’audace, d’implication et de proactivité. Le métier d’assistante est un métier d’image, d’organisation et de communication, au fort impact opérationnel. Elle ne doit pas hésiter à sortir du périmètre attendu de son poste, en accord avec son manager, pour prendre part à des projets transverses et, ainsi, s’affirmer comme acteur à part entière de la réussite collective.
La formation est l’occasion pour les assistantes de monter en compétences et d’accroître tant leur savoir-faire que leur savoir-être. Savoir s’adapter à son interlocuteur, acquérir les clés pour s’affirmer, instaurer une communication constructive avec ses différents interlocuteurs… sont des compétences clés du métier d’assistante.
L’objectif de cette formation est de fournir aux participants les compétences nécessaires pour une parfaite autonomie sur les trois activités principales d’une assistante de direction que sont :
- Assister la direction
- Développer la collaboration d’équipes et la communication de l’entreprise
- Assistant : gestion de projet
La formation va aborder les thèmes suivants :
- Comprendre le métier d’assistante de direction
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus efficaces
- Optimiser le classement pour un meilleur accès à l’information
- Méthodes efficaces de gestion de temps o Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité
- Travailler sa communication au quotidien o S’affirmer dans son rôle d’assistante et gagner en efficacité et en confiance en soi
- Développer des qualités émotionnelles et relationnelles en toute situation
- Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l’équipe de direction o Concevoir des outils de pilotage efficace
- Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l’information o Organiser la conversation et la traçabilité de l’information
- Assurer l’interface (orale et écrite) entre les dirigeants et leurs interlocuteurs.
OBJECTIFS
A l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Savoir organiser et mettre en œuvre les différentes activités de l’équipe de direction
- Concevoir des outils de gestion et de suivi afin d’optimiser les différents processus administratifs
- Retranscrire et synthétiser les différents échanges oraux et écrits
- Créer un processus de classement et d’archivage des documents de l’entreprise
Cette formation s’adresse à toute personne occupante ou visant le poste : de Secrétaire de direction ; d’assistant de direction, ou d’assistant d’administration ou de projet
METHODES PEDAGOGIQUES
L’approche méthodologique sera basée sur une contribution active du participant. La dynamique de ce dernier sera exploitée pour créer une atmosphère favorable au travail. Le cours fera appel à l’expérience professionnelle. Il a été conçu de manière à procurer à l’apprenant, les instruments nécessaires pour une meilleure satisfaction de ses atteintes. De façon concrète, il sera utilisé des techniques pédagogiques comme le brainstorming, les séances plénières, les études de cas, les travaux individuels. Un support de formation pédagogique est fourni aux participants à la fin de la formation.
ANIMATEURS (Intervenants)
- Coach – Formateur Expert au Cabinet CERIM Consulting Sarl
LIEU
- Cabinet CEFOREP
NOMBRE TOTAL DE JOURS
- 02 jours
COUT DE LA FORMATION
– 55 000 FCFA / personne
- CONTENU DE LA FORMATION
1er Jour
| TIMING | ACTIVITES |
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8H 30-10H 15 |
Accueil et présentation générale
Introduction
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| 10H15-10H30 | PAUSE- CAFE |
| 10H30-12H00 | Module 1 : Prise de notes et rédaction des comptes rendus efficaces ;
Cas Pratique |
| 13H00-14 H00 | PAUSE DEJEUNER |
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13H00-14H45 |
Module 2 : Optimiser le classement pour un meilleur accès à l’information ;
· Identification et authentification de chaque document ; · Catégorisation des dossiers ; · Stockage des documents ; · Mise en place d’un système pour faciliter la consultation des archives ; · Destruction des documents archivés. |
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15H00-16H30 |
Module 3 : Méthodes efficaces de gestion de temps Mieux gérer son temps pour gagner en efficacité
· Se fixer des objectifs personnels. … · Définir ses priorités. … · Ne plus procrastiner. … · Savoir dire non. … · Augmenter sa capacité de concentration. … · Prendre des pauses. … · Méthode GTD. |
2e jour
| TIMING | ACTIVITES |
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8H 30- 10H 15 |
Module 4 : Travailler sa communication au quotidien S’affirmer dans son rôle d’assistante et gagner en efficacité et en confiance en soi ;
(Exercice de prise de parole en Parole en Public) ; Module 5 : Développer des qualités émotionnelles et relationnelles en toute situation ; |
| 10H15-10H30 | PAUSE- CAFE |
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10H30-12H00 |
Module 6 : Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l’équipe de direction ;
· Concevoir des outils de pilotage efficace ; · Assurer la recherche, la synthèse et la diffusion de l’information ; · Organiser la conversation et la traçabilité de l’information ; · Assurer l’interface (orale et écrite) entre les dirigeants et leurs interlocuteurs ; Module 7 : Les clés de l’excellence professionnelle · Développez vos compétences pour atteindre l’excellence professionnelle. |
| 13H00-14 H00 | PAUSE DEJEUNER |
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13H00-15H 30 |
Notions d’EXCEL
· Mise en forme d’une cellule · Formule de base (Somme, moyenne, max, min · Insertion et modification d’objet Exercices d’applications |
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15H 30-16H30 |
· Evaluation de la formation
· Impression des participants · Remise des Attestation |
PLANNING DE DEROULEMENT
Cet atelier est prévu pour être déroulé en une journée de préférence en présentiel du 27 au 28 Juin 2024 au CEFOD pour optimiser les simulations, les jeux de rôle, travaux de groupe.
La participation à l’atelier est à 55 000 FCFA. Vous pouvez faire participer vos secrétaires ou assistant de direction, en nous appelant au 60017387 ou en nous écrivant à l’adresse suivante : mbairamadjiamadou8@gmail.com ou cerimacademy2018@gmail.com
