Plan International recrute pour le poste de Administrative & Logistics Assistant (H/F), N’Djaména, Tchad
ROLE PROFILE :
| Titre | Administrative & Logistics Assistant | ||
| Domaine Fonctionnel | Département de l’Administration | ||
| Reporte à | Chef(fe) de Mission | ||
| Lieu | N’Djamena | ||
| Date Effective | Juillet 2024 | Grade : | C1 |
RAISON D’ETRE DU POSTE :
- Assister le bureau dans la coordination des activités et la gestion globale administrative. C’est une responsabilité essentiellement technique avec une certaine responsabilité de supervision, un haut niveau de coordination et une grande capacité de travailler en équipe avec un minimum de supervision.
- Faire le lien entre le Bureau de Liaison et le Sous-Bureau d’Adre pour une bonne gestion administrative de ces bureaux.
Dimensions du poste :
Ce poste supervise les chauffeurs, cleaners-messagers.
RESPONSABILITES :
- Responsabilités typiques :
- Assurer l’accueil au niveau du bureau de N’Djamena;
- Recevoir, acheminer et classer les dossiers/correspondances ou tout autre document;
- Préparer les correspondances sur demande et assurer leur transmission ;
- Coordonner les réunions et séances de travail et prendre les minutes comme appropriées ;
- Être responsable de la petite caisse ;
- Coordonner les déplacements de l’équipe selon la planification hebdomadaire ;
- Superviser les chauffeurs, cleaners-messagers et veiller à la propreté du bureau et l’entretien des équipements;
- Coordonner l’accueil et la prise en charge des employés ou visiteurs (transport, hébergement etc.) ;
- Faire le suivi des permis de circuler à l’Est et tout autre document de voyage nécessaire ;
- Préparer et faire le suivi général des demandes de services, de matériels et fournitures de bureau ;
- Assurer le suivi des requêtes de paiements pour les différents fournisseurs (Téléphone, carburant, eau, etc.) et assurer la livraison des chèques aux fournisseurs.
2. Gestion de Stock
- Garder le stock de fournitures du bureau dans un endroit sûr et selon un registre électronique qui suit de près les entrées et sorties ;
- Préparer le rapport de stock tous les mois;
- Assurer un inventaire régulier de son stock et maintenir un registre détaillé des actifs de Plan International dans le pays ;
- Travailler en coordination avec les différentes équipes pour assurer une bonne distribution des produits demandés selon un calendrier établi. ;
- Identifier tous les matériels et contribuer à l’inventaire physique annuel des actifs.
3. Support aux Achats :
- Collecter les proformas selon les réquisitions approuvées.
- Préparer les bons de commande.
- Stocker et déstocker les articles pour utilisation ou expédition.
- Faire le suivi des contrats pour le bureau.
4. Responsabilités par rapport à la protection des enfants :
- S’assurer que les contrats, protocoles et MoU avec des consultants ou des partenaires contiennent les normes minimales en matière de respect des droits des enfants à la protection contre la violence.
- Signaler à l’équipe/comité ou à la personne responsable de gérer les plaintes toute allégation, faits avérés ou inquiétude relevant de la mise en œuvre de la Politique de Protection de l’Enfant.
- S’assurer de monter des comportements dignes des valeurs de Plan International en matière de sauvegarde des enfants 7/7 et 24/24.
- Faciliter les suivis de contrôle d’audit en matière de sauvegarde en mettant le staff sous sa supervision à la disposition de points focaux internes et externes pour compléter les processus y relatifs.
- S’assurer que chacun-e de ses employé-e-s comprenne la nécessité de considérer les 18-24 ans parmi les catégories d’individus avec qui ils/elles ne peuvent entretenir des relations d’ordre amoureux et autres violant les normes minimales de la Politique de sauvegarde.
- Appuyer dans la mesure du possible les actions visant la participation des communautés (familles, enfants parrainés ou non impliqués dans nos activités) dans le cadre des processus de révision ou de mise en place de politique de sauvegarde des enfants et des jeunes.
5. Responsabilités par rapport au genre :
- Faire en sorte qu’une liste de fournisseurs féminins soit disponible (Procurement) ;
- S’assurer que l’espace physique du bureau soit un espace accueillant tant pour les femmes que pour les hommes ;
- S’assurer que le choix d’espace pour les activités de formation, rencontres et autres activités similaires tienne compte des besoins sexospécifiques des garçons et des filles, des femmes et des hommes, ainsi que des normes d’accessibilité ;
- Signaler à qui de droit toute allégation ou suspicion d’agression ou de harcèlement sexuel au sein de l’organisation ;
- Maintenir une communication ouverte avec les collègues en évitant tout langage et/ou attitude susceptible d’être interprétés comme étant sexistes ou défavorables au personnel féminin de l’organisation.
6. Responsabilités en situation d’urgence :
- Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence ;
- Prendre Connaissance de son rôle et ses responsabilités dans le plan Ready to Respond à chaque niveau d’alerte et s’y adhérer.
7. Autres Responsabilités :
- S’assurer que les activités entreprises au nom de Plan International au niveau externe ou interne sont exécutées en conformité avec les buts de l’organisation et avec les politiques et procédures de Plan International Tchad;
- Exécuter toutes autres tâches assignées par son superviseur direct ou délégué ;
- Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
Relations de travail cles :
- Interne ;
- Tout le Staff de PIT.
- Externe :
- Les prestataires de services (manutention, entretien…)
- Les fournisseurs
- Les visiteurs
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES :
- Diplôme en secrétariat ou domaines connexes ;
- Niveau universitaire en Administration, un plus ;
- Deux (2) années d’expérience dans un poste similaire ;
- Deux (2) années d’expérience minimum dans la supervision de staff ;
- Bonne connaissance des logiciels suivants : Excel, Word, Access et Power Point ;
- Bonne Capacité de gérer et de coordonner multiples tâches ;
- Flexibilité, honnêteté et sensibilité culturelle ;
- Sens de l’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;
- Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
- Excellente capacité de communication orale et écrite en Français ;
- Connaissance en Arabe et/ou Anglais, un atout ;
- Bonnes compétences interpersonnelles ;
- Capacité à établir et à maintenir les partenariats et les bonnes relations de travail.
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE :
Nous sommes ouverts et responsables :
- Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité. - Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens.
- Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
- Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes.
Nous œuvrons pour un impact durable
- Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
- Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
- Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
- Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité.
Nous travaillons bien ensemble :
- Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
- Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
- Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
- S’engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et habilitants :
- Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes.
- Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
- Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
- Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel.
Environnement physique :
- Baséau bureau de N’Djamena
- Voyages à l’Est du Tchad au besoin
- Participation aux réunions d’équipe et des clusters logistiques
Niveau de contact avec les enfants
Contact moyen: Interaction occasionnelle avec les enfants
Comment postuler :
Tous les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidatures (CV et lettre de motivation) avant le jeudi 27 juin 2024 à Planinternational-admin-log@lexafric.com
