Medair recrute Assistant Administration (Ressources Humaines et Finance), Adré, Tchad

Medair recrute Assistant Administration (Ressources Humaines et Finance), Adré, Tchad

Medair

OBJECTIF GENERAL :

•  Assurer une administration efficace et de haute qualité des ressources humaines et finance en veillant à ce que les procédures Administratives de Medair soient respectées au niveau local et national.
•  Au quotidien, le Administrateur RH/Fin s’acquitte de diverses fonctions administratives nécessaires pour s’assurer que les activités sont menées conformément aux politiques et procédures de Medair, la législation, et aux pratiques locales.

RESUME DU PROJET

LIENS FONCTIONNELS

•  Interne :
  •  Les responsables Finance et des Ressources Humaines
  •  Le coordinateur de projet
  •  Les employées Medair
•  Externe :
  •  Autorités locales
  •  Autres ONG

RESPONSABILITES DELEGUEES :

•  Veiller sur la compliance légale des activités ressources humaines de Medair selon les textes de Medair ainsi que des lois nationales et internationaux.
•  Tenir des registres comptables précis et opportuns pour toutes les transactions financières. Archivage des pièces justificatives correctes pour toutes transactions financières.
•  Assurer la confidentialité des dossiers de personnel

OBJECTIFS MAJEURS DU POSTE:

•  Gestion du processus de recrutement des nouveaux employés en collaboration avec le bureau RH de N’DJ
•  Participer au processus d’intégration des nouveaux membres du personnel ainsi qu’au processus de départ des membres du personnel
•  En collaboration avec l’Officier des Ressources Humaines, préparer les salaires et assurer le paiement des salaires des employés de sa base
•  Suivi les demandes de congés, les jours de maladie/circonstance, les évaluations annuelles de tout le personnel
•  Appuyer les responsables pour la mise en œuvre des actions disciplinaires et la réponse aux plaintes, s’assurant que les bonnes procédures soient suivies et que les dossiers nécessaires soient maintenus selon les règlements en vigueur (politiques Medair et lois nationales de travail).
•  S’occuper du suivi administratif des dossiers du personnel, s’assurer que les dossiers du personnel sont à jour et en assurer la sécurisation et la confidentialité.
•  Mettre à jour tous le classement physique et électronique des dossiers du personnel.
•  Ensure that all government administrative obligations for NGOs are being followed,

•  Gérer les liquidités sur place, en veillant à ce que des quantités suffisantes soient disponibles en fonction de la planification des besoins en liquidités et à ce que les mesures de sécurité nécessaires soient respectées.
•  Entrée des données dans les livres de compte, effectuer des rapprochements bancaires et de caisse régulière, vérifier les montants détenus et signaler toute anomalie.
•  Vérifier que les règles de procédures d’achat sont respectées avant d’effectuer les paiements (demande d’achat, paquet logistique, décaissement du paiement), ainsi que la présence des pièces justificatives nécessaires.
•  S’assurer que toutes les transactions financières sont effectuées conformément aux directives et procédures de Medair et aux exigences des donateurs.
•  Gérer tous les dossiers financiers, y compris les dossiers de paiement et les pièces justificatives, en veillant à ce qu’ils soient scannés et classés de manière appropriée

Communication

•  Maintenir une excellente communication avec la base de N’Djamena en répondant aux demandes de données et en recueillant les informations nécessaires
•  Maintenir des bonnes relations avec les autorités étatiques et locales, tout en représentant les valeurs et les principes de Medair y compris l’indépendance et la confidentialité, tout en se conformant aux inspections locales et en s’engageant auprès des autorités.
•  Assister les responsables avec la préparation des documents pour des audit et rédiger des courriers sur demande des autorités hiérarchiques.
•  Développer et maintenir une structure de communication transparente et ouverte entre les employés tout en préservant la stricte confidentialité des données sensibles conformément aux politiques de Medair.
•  Mise à jour la liste de contact régulièrement/urgence
•  Préparer les audits externes ainsi qu’internes en fournissant toutes les informations demandées par le siège, les bailleurs de fonds, la loi, ou d’autres autorités compétentes.

QUALIFICATION / EXPERIENCE : ESSENTIEL SOUHAITABLE

•  Diplôme en administration/ finance/ressources humaines ;
•  Connaissance dans l’administration et gestion d’un bureau ;
•  Stricte planification de son emploi de temps et travail à accomplir ;
•  Rendement efficace dans la gestion qui lui est confiée ;
•  Diplôme G3 en administration et gestion des ressources humaines ;
•  Connaissance du système des impôts.

Expérience de travail

•  Au moins une année  d’expérience de travail dans une profession comparable ;
•  Avoir travaillé dans une position similaire avec une autre ONGI ;
•  Connaissance sur le fonctionnement d’une ONGI au Tchad.

Langues parlées Français, Arabe Anglais

Informatique Utilisation de MS Excel et MS Word, Courriel (Outlook) Utilisation de Teams Sharepoint

DONS / ATTRIBUTS ESSENTIEL SOUHAITABLE

•  Passionné par le service aux personnes dans le besoin, désir d’apprendre ;
•  Flexible, serviable, bonne gestion du temps.

Volonté d’accomplir toutes les tâches assignées par les supérieurs.

•  Créatif, ouvert d’esprit, flexible, autodidacte.

Travail en équipe et communication

•  Volonté d’aider les autres et de partager la charge de travail ;
•  Esprit d’équipe et bonnes aptitudes interpersonnelles ;
• Exprimer ses points de vue avec ouverture, honnêteté et respect mutuel

Initiative au service

•  Avoir un esprit de responsabilité, de dévouement et d’initiative dans son poste de travail ;
• Capacité à résoudre des problèmes.

Expertise technique

• Comptabilité dans ses domaines ;
•  Bonnes compétences en matière de calcul, de rédaction de rapports et d’administration ;
•  Des compétences avancées en matière de planification, d’évaluation et d’analyse ;
•  Connaissance et compréhension des normes humanitaires telles que Sphère et CHS.

ENGAGEMENT