Caritas Suisse recrute un Responsable Administration et Logistique (H/F), N’Djamena, Tchad
AVIS DE RECRUTEMENT
Un (e) (01) Responsable Administration et Logistique (H/F)
| Présentation de l’organisation | Présente au Tchad depuis 1973, Caritas Suisse (CACH) a développé une stratégie axée sur trois thèmes principaux : le revenu, le climat et la migration. Le travail de Caritas Suisse repose sur une approche systémique et multi-acteurs, favorisant la création de synergies solides entre les acteurs humanitaires, de développement, du gouvernement, les autorités locales et le secteur privé.
CACH emploie actuellement 70 personnes basées à N’Djamena, à Koumra et à Ati. Elle met actuellement en œuvre quatre grands projets à long terme à travers le Tchad. Le Bureau de Caritas Suisse au Tchad recherche : |
Titre
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Un (e) (01) Responsable Administration et Logistique (H/F) |
| Lieu de travail |
N’Djamena avec des déplacements réguliers dans les zones d’intervention de Caritas Suisse |
| Date d’entrée | Le 8 juillet 2024 |
| Durée | Un an avec possibilité de renouvellement |
Hiérarchie et collaboration
Le Responsable Administration et Logistique (RAL) (H/F) travaille sous la responsabilité hiérarchique du Directeur- Pays. A cet effet, le RAL est chargé(e) de créer un environnement de travail convivial en veillant à l’approvisionnement, et en apportant son soutien aux membres du directoire en organisant les achats, les déplacements (voyages et missions) et les réunions. Il/Elle assurera également la liaison avec les prestataires de services et les services gouvernementaux, conformément aux instructions de son supérieur hiérarchique.
Le RAL est chargé aussi de coordonner et de consolider les procédures et les processus logistiques et de sécurité, d’en assurer la bonne mise en œuvre et le respect, et de fournir un soutien administratif et logistique au bureau national et aux bureaux provinciaux des antennes de CACH.
Le RAL sera basé(e) à N’Djamena, avec des déplacements dans les zones de programme. Il/Elle rendra compte au directeur pays.
Responsabilisé /Tâches
En général
- Assurer et réviser les systèmes d’appui administratif et logistique pour soutenir efficacement la gestion des bureau et projets de CACH ; cela comprend des analyses approfondies du système actuel, des révisions et des recommandations d’amélioration.
- Appuyer tous les bureaux en matière d’administration et de logistique ; liaison entre bureaux en matière Admin-Log ; visites régulières de tous les bureaux pour suivi, supervision et appui.
- S’assurer de la bonne utilisation de tous les outils et formulaires Admin-Log de CACH
- Assurer l’archivage des dossiers administratifs et logistiques
- Apporter un appui aux partenaires de mise en œuvre, y compris formations et renforcement de capacités en matière d’Administration-Logistique
- Rapportage trimestriel et participation à la préparation des rapports diverses en ce qui concerne l’Administration-Logistique
- Assurer la coordination et dissémination des informations administratives et logistiques
- Représenter CACH dans les réunions des Groupes de Travail Administration et Logistique ; Coordination avec les autres ONG en matière Admin-Log ; démarches extérieures avec les services étatiques, etc.
- Exécuter efficacement toute autre tâche du domaine administration & logistique demandée par la hiérarchie.
Gestion & Coordination Logistique :
- Assumer la responsabilité globale des achats, prestataires, locations et de la gestion des fournitures, y compris la collecte des factures proformas, préparation des dossiers d’appels d’offre, appui aux comités d’achats, etc. ; Soutenir les travaux des comités d’achat (des biens et services/prestations) dans tous les bureaux, et participer à d’autres réunions ad hoc sur demande le cas échéant.
- Assurer l’élaboration, la gestion et le suivi des contrats (prestataires) et expéditions des biens et équipements entre bureaux
- Être Responsable des entreposages (réception, stockage, livraison des matériels, biens et équipements ; reportage)
- S’assurer que l’Internet et le Wi-Fi fonctionnent correctement et contacter le fournisseur en cas de panne ; Contacter les techniciens IT pour l’entretien et la maintenance de tous les équipements de bureau, tels que les imprimantes, les ordinateurs, et autres équipements de bureau.
- Assumer la Gestion de la flotte automobile, y compris les entretiens réguliers (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) des véhicules et les services nécessaires effectués en temps voulu, la tenue des carnets de bord des véhicules (y compris l’enregistrement des fuels pris, les réparations, etc.) et des fiches d’entretien, le renouvellement des plaques et documents, les assurances, le calcul des consommations carburant, etc. pour tous les projets ; les véhicules de CACH doivent être régulièrement ravitaillé et dispose d’un niveau de carburant suffisant (au moins la moitié du réservoir) à tout moment.
- Assurer la Gestion des inventaires, biens et équipements de tous les bureaux (achats, stockages, distribution/allocations, entretiens, reportage, etc.)
- Prendre en charge les expéditions/envois/réceptions vers/des différents bureaux ;
- Soutenir les activités organisées par CACH à N’Djamena (réunions, formations, ateliers, des événements, etc.).
- Assurer la conformité de toutes les opérations logistiques dans le pays avec les procédures logistiques et les procédures des donateurs, les meilleures pratiques et les réglementations nationales, en mettant l’accent sur le principe d’optimisation des ressources.
- Diriger, encadrer et fournir un soutien technique et un renforcement des capacités en logistique.
- Identifier et analyser les besoins en matière d’approvisionnement et de transport.
Gestion & Coordination Administrative :
- Tenir à jour les documents d’enregistrement de CACH au Tchad
- S’assurer que CACH remplis toutes ses obligations administrative, fiscales et légales au Tchad
- Répondre aux demandes des employés concernant les questions de gestion de bureau, telles que les articles de papeterie, les fournitures de bureau ; assumer la responsabilité globale des fournitures de bureau et surveiller les stocks et les commandes de fournitures de bureau.
- Assurer le bon fonctionnement des bureaux, y compris le suivi des paiements des divers services publics (électricité, internet, téléphone).
- Veiller à ce que les bureaux soient propres et accueillants, fournissant un environnement de travail adéquat et assurer leur apparence professionnelle.
- Organisation les voyages (y compris envoyer ou récupérer le personnel ou visiteurs de CACH à l’aéroport, bookings UNHAS, etc.) et des réservations d’hôtel pour les employés et les invités du CACH.
- Identifier les hôtels potentiels et revisiter d’autres hôtels qui proposent des tarifs raisonnables et offrent de bons services.
- Assurer le recrutement, gestion et supervision des chauffeurs, gardiens et agents d’entretiens du bureau et les assistants admin-log de tous les bureaux ; y compris établissement et évaluation annuelle de leur plan d’action.
Sécurité et sûreté :
- Servir de point focal sécurité N’Djamena, sous la supervision du Directeur-Pays Adjoint, y compris la gestion des incidents sécuritaires et sanitaires/médicaux, le briefing des nouveaux arrivants, etc.
- Veiller à la sécurité des installations et des bâtiments, y compris l’entretien général des bâtiments et des véhicules, la présence d’extincteurs, l’entretien des bureaux et de l’électricité, etc.
- Assurer la sécurité des passagers voyageant dans un véhicule CACH, notamment en veillant à ce que tous les passagers portent la ceinture de sécurité en tout temps ;
- Suivre tous les mouvements/voyages du terrain vers N’Djamena ;
- S’assurer que les conducteurs conduisent les véhicules de CACH de manière sûre et responsable, en respectant la politique de transport de CACH ainsi que le code de la route.
- Veiller à ce que les véhicules de CACH soient garés en toute sécurité à tout moment ;
- S’assurer que tous les outils et fournitures nécessaires (y compris le plein de carburant et la roue de secours gonflée) se trouvent dans les véhicules et que les véhicules soient en état de marche et sûrs avant d’entamer tout trajet (en particulier pour les missions de terrain) ;
- Veiller à ce qu’un extincteur et une trousse de premiers secours avec tout leur contenu se trouvent à tout moment dans les véhicules et à ce que tout contenu usagé soit remplacé immédiatement ;
- Veiller à ce que les directives de sécurité du CACH ainsi que les listes de contacts importants soient à jour et se trouvent en permanence dans les véhicules du CACH ;
- Suivre les développements sécuritaires à N’Djamena et coordonner avec le DPA pour la mise en œuvre des mesures préventives ;
- Signaler au DPA tout accident impliquant un véhicule du CACH et fournir les détails de l’accident et de la situation.
Autres Tâches :
- Contribuer activement à l’élaboration et à la mise en œuvre efficace du plan stratégique national du CACH et travailler en étroite collaboration pour aider CACH à atteindre ses objectifs ;
- Soutenir le DPA en ce qui concerne le visa et agrément (permis de travail) du personnel expatrié auprès du service de l’immigration ;
- Négocier et obtenir toutes les autorisations nécessaires (externes) ;
- Aider le DPA à assurer la sécurité et le soutien en cas d’urgence du personnel du CACH ;
- Effectuer toute tâche supplémentaire selon les instructions des superviseurs.
Profil requis
Qualités et compétences requises :
- Diplôme universitaire en gestion de bureau, administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion des fournitures ou tout autre domaine connexe. Une licence dans l’un de ces domaines ou dans un domaine connexe est un avantage ;
- Au moins six ans d’expérience pertinente dans la gestion administrative et logistique, de préférence pour des organisations similaires pour les titulaires d’un diplôme et quatre ans pour les titulaires d’une licence ;
- Compétences avérées en gestion d’équipe, gestion des ressources et coordination interservices ;
- Connaissance approfondie des procédures d’achat, des régulations administratives et des meilleures pratiques logistiques ;
- Expérience réussie et prouvée de la gestion de tâches multiples dans un environnement de bureau moderne et occupé ;
- Capacité à travailler avec des ordinateurs et des outils informatiques (Excel, logiciels de gestion de projet, etc.) ;
- Capacité à penser de manière stratégique et à analyser les systèmes ;
- Excellentes aptitudes à la communication et au travail en équipe, avec la capacité d’établir de bonnes relations, tant en interne qu’en externe ;
- Adhésion à la vision, à la mission et aux valeurs de CARITAS Suisse ;
- Agir de manière flexible et proactive et être prêt à travailler avec des collègues lorsque cela s’avère nécessaire.
Candidature
Comment Postuler
Le dossier de candidature doit impérativement comprendre :
- Un CV détaillé avec les coordonnées de 03 références d’anciens employeurs ;
- Une lettre de motivation ;
- Les certificats de travail ;
- Les copies des diplômes et la copie de la carte d’identité nationale/passeport.
Les dossiers de candidature font partie intégrante du processus de recrutement de Caritas Suisse et ne seront pas restitués.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Merci d’adresser votre dossier complet au Directeur Pays de Caritas Suisse sur le lien suivant : tchadrecrutement@caritas.ch en mentionnant en objet : « Candidature au poste de Responsable Admin-Log », au plus tard le 20 juin 2024 à 23h59
Site Internet
Fait à N’Djamena, le 7 juin 2024
Pour Caritas Suisse
Le Directeur pays,
MAMBOLEO Mishiki Mike
