CARE recrute un(e) assistant(e) finance & administration, Doba, Tchad
Nos valeurs : Intégrité, Diversité, Respect, Egalité, Transformation et Excellence
CARE offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.
Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.
CARE est l’une des plus grandes ONG humanitaires internationales avec une présence dans plus de 100 pays. Elle a pour mission de sauver des vies et vaincre la pauvreté afin de parvenir à la justice sociale. CARE met les femmes et les enfants au cœur de ses programmes. CARE est présente au Tchad depuis 1974, en réponse aux crises humanitaires. CARE International au Tchad a évolué tout en diversifiant ses domaines d’interventions au fil des années et des évolutions du contexte national et international. Pour répondre aux besoins changeants des populations les plus vulnérables dans ce pays pauvre et vulnérable au climat et aux conflits, CARE a depuis lors étendu sa présence pour offrir des programmes de développement et d’intervention humanitaire.
Dans le cadre de la phase 2 de son projet d’Autonomisation sociale des femmes tchadiennes par l’accès aux services de santé (PASFASS), CARE Tchad cherche à recruter un(e) Assistant(e) Finance & Administration qui sera basé(e) à Doba.
Résumé du poste
L’Assistant(e) Finance et Administration de la base de Doba aura pour responsabilités la gestion du coffre, des opérations bancaires et de la préparation des rapports détaillés de la finance pour cette base. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec le Chargé de Finance qui à son tour, effectuera le suivi étroit des transactions quotidiennes, appuiera et renforcera les capacités de l’Assistant(e) Finance et Administration. De plus, il/elle assistera le Chef de projet dans les tâches liées à la gestion administrative du personnel de la base
Il/Elle devra travailler en étroite collaboration avec le département de la Logistique de la Coordination et informer régulièrement le Chef de projet de l’évolution des activités, des problèmes rencontrés ainsi que des succès et innovations du département de la Finance et de l’administration. Il/Elle fera des recommandations appropriées en vue d’améliorer le fonctionnement des deux départements. Il/Elle sera sous la supervision directe du Chef de projet avec des fonctions opérationnelles avec le Chargé de Finance et l’Assistant Administration-RH. Il/Elle répondra également aux différents Responsables Administration et Finance de Ndjamena pour le support technique.
Responsabilité 1 : Gestion Financière et Comptable
Taches :
- S’assurer que toutes les factures et dettes soient payées dans un délai raisonnable après la demande selon les disponibilités de fonds ;
- S’assurer de la conformité des pièces en fonction des procédures financières ;
- S’assurer que toute demande de payement soit approuvée et signée avant d’effectuer tout décaissement ;
- S’assurer que les demandes de transfert d’argent soient faites régulièrement et en fonction des besoins ;
- Saisir quotidiennement toutes les transactions journalières dans le système PPS ;
- Soumettre de façon hebdomadaire un solde à jour au Chef de projet qui sera en devoir d’effectuer au moins une vérification surprise par mois ;
- S’assurer que les mesures de contrôles internes sont respectées et doit appuyer le Chef de projet dans la mise en application et au respect des règles et procédures financières.
Responsabilité 2 : Préparation des rapports financiers détaillés
Taches :
- Effectuer les contrôles comptables appropriés ;
- Maintenir le contact avec la mission afin de recevoir les instructions précises pour tout cas d’inéquation comptable observé et faire un point mensuel avec le superviseur ;
- Editer les états comptables mensuels ;
- Procéder à la clôture comptable mensuelle (au plus tard le 30 du mois) ;
- S’assurer que les factures sont bien classées par mois et par budget et acheminés à Abéché
- S’assurer que les pièces financières sont envoyées à Abéché au moins deux fois par mois.
Responsabilité 3 : Analyse financière du niveau de dépenses du projet de la base
Taches :
- Contribuer à l’analyse financière du niveau des dépenses du projet et conseiller le Chef de projet dans les décisions à prendre ;
- Initier, sur approbation du superviseur, des réunions de partage de l’état du budget du projet avec les responsables de volets en vue d’une consommation normale des lignes budgétaires.
Responsabilité 4 : Gestion administrative du personnel
Taches :
- Préparer les dossiers et assurer le suivi et la mise à jour des dossiers de tout le personnel ;
- Gérer les congés, les absences, les perdiems et fournir des badges à tout nouvel employé ;
- Assurer le respect du règlement intérieur et des codes de conduite ;
- Organiser les réunions hebdomadaires du personnel en collaboration avec le Chef de projet ;
- Faire le suivi de la fiche de présence journalière du personnel ;
- Suivre avec la logistique tout le mouvement du personnel national ;
- Dans les limites de ses connaissances, informer tout nouvel employé sur la législation du travail en vigueur ;
- Préparer les variables de réconciliation de salaire et envoyer à Abéché pour la compilation avant le 18 de chaque mois ;
- Etablir les ordres de mission du personnel sur demande du superviseur ;
- Préparer le rapport mensuel sur l’état du personnel.
Responsabilité 4 : Administration
Taches :
- Recevoir les messages émanant des autres bases de CARE ainsi que des partenaires
- Faire le suivi de tous paiements nécessaires pour la base (Eau, électricité…)
- Sous la supervision directe du Chef de projet, assurer le bon fonctionnement du Bureau dans tous ses aspects ;
- Préparer le rapport mensuel sur tous les aspects administratifs.
QUALIFICATIONS
Le/la titulaire de ce poste doit posséder les qualifications et expériences professionnelles suivantes :
- Minimum BAC +3 en comptabilité ou en gestion et en administration ;
- 2 années d’expérience minimum dans le domaine de la comptabilité ou en gestion et en administration ;
- Être discret, courtois, dynamique, méthodique et bien organisé ; garder ce qui est confidentiel, faire attention au détail, savoir établir et entretenir de bonnes relations avec tous les membres du personnel et les partenaires ;
- Avoir une excellente qualité d’écoute, d’exécution et de leadership, bonne capacité d’élocution et de rédaction, être en mesure de travailler et de fonctionner sous pression, capacité de présenter des rapports chiffrés et corrects, être en mesure de voyager sur le terrain.
- Bonne capacité de communication.
- Langue : français, arabe, sara, Mongo, Gor, Gambaye. L’Anglais serait un atout
- Excellente connaissance des logiciels de base (Word et Excel)
- Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanées ainsi que des détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment.
- Avoir un sens de responsabilité, honnêteté, intégrité, disponibilité
Conditions de travail :
Position basée à Doba. Le/La titulaire du poste peut être affecté(e) partout dans les zones d’interventions de CARE Tchad.
NB : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n’est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.
Dossiers de candidatures
Les dossiers de candidatures comprenant :
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de CARE International au Tchad, et
- Cn curriculum vitae detaillé avec trois personnes de références professionnelles (Tél. et mail professionnel des responsables hiérarchiques uniquement) :
- Copie d’une pièce d’identité (CNI ou passeport)
- Pretentions salariales
doivent etre envoyés à l’adresse tcd.recrutement@care.org
Prière mentionner sur l’objet du message « ASSISTANT(E) FINANCE & ADMINISTRATION, DECEMBRE 2024 » (les candidatures qui ne respectent pas cette consigne ne seront pas traitées).
Clôture : 26/12/2024 à 17h30
NB :
- Les candidatures physiques ne seront pas prises en compte ;
- Toute fausse déclaration dans le dossier du/de la candidat(e), expose son auteur à l’annulation de sa candidature ou à son renvoi s’il (si elle) est recruté(e) ;
- Seules les candidatures qui correspondent au profil et expériences recherchés, seront retenues pour la suite de la procédure ;
- Les copies authentifiées des diplômes par l’ONECS (Bac et autres diplômes supérieurs) seront exigées à la fin du processus au (à la) candidat(e) retenu(e) pour le poste.
Fait à N’Djamena, le 11/12/2024