CARE recrute pour le poste de directeur administratif et financier, N’Djamena, Tchad
Nos valeurs : Intégrité, Diversité, Respect, Egalité, Transformation et Excellence
CARE offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.
Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.
CARE est l’une des plus grandes ONG humanitaires internationales avec une présence dans plus de 100 pays. Elle a pour mission de sauver des vies et vaincre la pauvreté afin de parvenir à la justice sociale. CARE met les femmes et les enfants au cœur de ses programmes. CARE est présente au Tchad depuis 1974, en réponse aux crises humanitaires. CARE International au Tchad a évolué tout en diversifiant ses domaines d’interventions au fil des années et des évolutions du contexte national et international. Pour répondre aux besoins changeants des populations les plus vulnérables dans ce pays pauvre et vulnérable au climat et aux conflits, CARE a depuis lors étendu sa présence pour offrir des programmes de développement et d’intervention humanitaire. Actuellement CARE intervient dans 13 des 23 provinces du Tchad.
Dans le cadre de ses activités, CARE Tchad cherche à recruter un DIRECTEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER qui sera basé à N’Djamena.
Résumé du poste :
Le Directeur Administratif et Financier fournit un leadership, des instructions et une direction efficace pour soutenir tous les processus opérationnels et les finances du Bureau Pays afin d’assurer une mise en œuvre harmonieuse et conforme des activités du programme. Sur le plan administratif, il/elle prend les mesures appropriées pour éliminer ou au moins réduire les risques liés à la mise en œuvre des programmes/projets, s’assure que tous les contrats et l’approvisionnement en biens et services sont en pleine conformité avec les règles et règlements des donateurs et de CARE USA et supervise l’informatique, l’inventaire, la logistique, les fonctions juridiques et l’administration générale. En ce qui concerne les finances, il/elle supervisera la gestion des finances et contrôlera les pools de coûts du support au programme en collaboration avec le Responsable de la Comptabilité et le cas échéant, le Directeur Administratif et Financier fera des recommandations au Directeur Pays pour des rapports précis et en temps voulu sur les donateurs, la conformité et la gestion des risques financiers.
Le Directeur Administratif et Financier conseillera le Directeur Pays en équilibrant les structures et les opérations administratives avec les ressources financières allouées ; il/elle s’assure que toutes les fonctions d’appui au programme de CARE sont mises en œuvre de manière rentable et efficace, en fournissant des services et des informations de haute qualité aux « clients » à différents niveaux de CARE, et à d’autres parties prenantes. Il/elle encourage une culture organisationnelle basée sur les valeurs, en s’assurant que les contrôles internes approuvés ont été mis en œuvre et surveillés, et exerce une gestion consciencieuse d’un budget annuel moyen de 9 millions de dollars. Le poste requiert des compétences de gestion avancées, des connaissances en comptabilité, un logiciel financier performant, des compétences en matière de conformité, une bonne compréhension des principes de sécurité et de sûreté, ainsi que l’application de « compétences humaines » qui favorisent le développement du personnel par le biais de la constitution d’équipes, du coaching et du mentorat. Le poste requiert également d’excellentes compétences en matière de constitution d’équipes et d’encadrement des personnes, une vaste expérience et une compréhension approfondie des procédures et processus d’administration générale et de passation de marchés, ainsi que de leurs exigences en matière de conformité. Il/elle doit faire preuve d’une compréhension des besoins et des préoccupations programmatiques de CARE afin d’assurer un soutien administratif et financier efficace.
Avec la culture organisationnelle de CARE « Les personnes au centre du développement » et basée sur des valeurs, Le Directeur Administratif et Financier est responsable du mentorat et de la constitution d’une équipe qui favorise le développement professionnel et du personnel. Cela nécessite de solides compétences interpersonnelles qui garantiront l’intégrité, d’excellents contrôles internes et la gestion consciencieuse de toutes les ressources confiées. En tant que membre clé de l’équipe de direction, Le Directeur Administratif et Financier participera à la direction et à l’orientation stratégiques du bureau pays dans le domaine du soutien stratégique et en sera responsable. Cela inclut le développement de politiques et de pratiques, la représentation, le renforcement des capacités et le marketing du travail de CARE, ainsi que la prise de décisions qui font progresser la direction, la qualité et l’impact du programme de CARE. Le poste est placé sous l’autorité du directeur pays. Il/elle collabore étroitement avec le Directeur des Programmes, et sert de responsable hiérarchique pour le Responsable Financier de CARE, le Responsable des Achats, le Responsable de la Logistique et de l’Administration, le Responsable des TIC…
Responsabilités 1 : GESTION FINANCIERE
Tâches
- Examiner et contrôler les politiques, systèmes et procédures financières de CARE USA et initier le développement ou la correction si nécessaire. Lorsque les procédures financières doivent être modifiées ou que de nouvelles procédures doivent être introduites, le Directeur Administratif et Financier s’assure qu’il y a une liaison et une consultation avec le SMT (Senior Management Team) ;
- Assister les gestionnaires de programmes/projets dans le cadre des contrats avec les bailleurs de fonds. Fournir des conseils et une expertise lors de l’élaboration de la proposition de budget du projet/programme et au stade de la soumission finale ;
- Se tenir au courant de la législation fiscale en vigueur applicable aux ONG internationales et veiller à ce que le bureau pays s’y conforme.
- Adhérer et promouvoir les politiques et procédures de CARE, ainsi que la conformité contractuelle.
- Identifier et résoudre les coûts douteux, afin d’éviter les coûts non admis après l’audit.
- Assurer la liaison avec le Directeur du Programme afin de s’assurer que le passif des bourses/contrats est collecté en temps opportun et que les dépenses des programmes et projets sont conformes aux budgets des bourses/contrats ;
- Autoriser les relevés du bureau pays, la paie du personnel, les rapports financiers, les écritures d’ajustement, les encaissements et signer les chèques et les lettres bancaires
- En collaboration avec le Directeur Pays et le Responsable de la Comptabilité, il/elle gère tous les pools de coûts et assure un suivi régulier des dépenses ;
- Il/elle participe aux discussions sur les tendances des pools de coûts et propose des solutions ;
- Participer avec le Directeur Pays et les membres de l’équipe de direction, à l’analyse mensuelle des états de dépenses, des budgets et des dispositions contractuelles, y compris les commentaires sur les tendances budgétaires, les dépenses et les questions de conformité contractuelle ;
- Travailler avec le Responsable de la Comptabilité pour préparer et réviser les budgets annuels d’appui au programme, y compris le budget opérationnel des bureaux auxiliaires.
- Examiner les contrats des donateurs, maintenir une compréhension globale de leurs termes et conditions, et assurer la conformité avec le CO.
- Examiner les rapports d’audit pour s’assurer de la conformité et de l’exactitude des domaines administratifs audités. S’assurer que les plans d’action et les recommandations des audits sont mis en œuvre et respectés.
- Etc
Responsabilité 2 : GESTION DE L’APPROVISIONNEMENT
Taches :
- Fournir des informations adéquates sur les marchés publics lors des audits.
- Assurer l’évaluation des fournisseurs requis et approuvés et mettre à jour la liste, y compris leur vérification Bridger et l’autorisation de toutes les correspondances dans le module d’approvisionnement de People Soft.
- Mettre en place des mécanismes et des systèmes de contrôle appropriés et permanents pour s’assurer que CARE sélectionne des fournisseurs compétitifs sur la base du rapport qualité-prix, des prix, des options de livraison et de la qualité des produits ;
- Identifier les zones de fraudes et de corruption et prendre les mesures appropriées en collaboration avec le Directeur Pays pour y remédier.
- Examiner régulièrement tous les processus d’approvisionnement et identifier les goulots d’étranglement, les barrières et les problèmes ; proposer et mettre en œuvre des solutions pour améliorer l’efficacité et la rapidité de tous les processus et procédures d’approvisionnement.
- Renforcer les capacités du personnel par des formations et la fourniture d’outils et l’approbation des fournisseurs et des transactions.
- Superviser le fonctionnement du comité d’approvisionnement pour s’assurer que les politiques et les procédures (de CARE et des donateurs) sont pleinement respectées.
- Superviser la sélection des fournisseurs approuvés et des fournisseurs sélectionnés.
- Fournir un appui à l’unité d’approvisionnement pour les négociations critiques et négocier les contrats les plus stratégiques.
- Fournir un soutien de qualité à l’unité d’approvisionnement pour le règlement des litiges.
- Fournir un soutien pour les prévisions annuelles d’approvisionnement
- Faciliter la collaboration ou les relations entre l’unité d’achat et les tiers (services internes, fournisseurs, partenaires institutionnels, etc.)
- Discuter de certains points spécifiques avec le Centre de Support au Client concernant toutes les questions relatives aux achats.
- Aider l’unité chargée des achats à préparer les rapports annuels sur les achats, y compris les contrôles ponctuels ;
Responsabilité 3 : GESTION DE L’ADMINISTRATION, LOGISTIQUE & TIC
Taches :
- Élaborer et/ou mettre à jour les politiques et procédures administratives et veiller à leur diffusion au sein du bureau pays et à leur mise en œuvre par le personnel.
- Assurer la gestion des magasins, des entrepôts et des stocks du bureau pays afin d’analyser les tendances de consommation et les niveaux de stockage pour une efficacité et une efficience optimale.
- Gérer les actifs et les processus d’inventaire du bureau pays, y compris l’analyse des tendances de consommation, des niveaux de stock et d’autres domaines en vue de réduire les coûts.
- Renforcer les capacités du personnel administratif par des formations et la fourniture d’outils
- Fournir un soutien approprié, encadrer et superviser le gestionnaire administratif dans toutes ses tâches régulières.
- Superviser les bureaux auxiliaires, fournir un soutien au personnel et une formation en matière de gestion administrative, et leur rendre visite régulièrement.
- Superviser tous les processus informatiques. Veiller à ce que les services d’entretien et de réparation soient fournis de manière efficace à l’ensemble du personnel de tous les bureaux de CARE Tchad
- Superviser le plan d’acquisition d’ordinateurs et d’articles liés aux TIC en fonction des besoins des clients et des fonds alloués. Cela implique de travailler avec le responsable informatique pour s’assurer que le matériel, les logiciels et les canaux de communication (verbale et de données) sont à jour et rentables.
- Gestion des véhicules
- Inventaire annuel des biens
Responsabilité 4 : GESTION DE LA CONFORMITE & DU CONTROLE
Taches :
- Examine tous les baux et autres contrats qui nécessitent l’utilisation actuelle et future des actifs de l’organisation et formule toute recommandation pertinente à l’intention du directeur général ;
- Contribuer à la conformité du bureau pays avec les règles et règlements des donateurs
- Contribuer à la préparation du bureau pays aux audits financiers annuels, tant pour les donateurs que pour le siège et l’unité de gestion régionale ;
- Contribuer aux audits internes et externes menés au sein du bureau pays
- Aider le Directeur Pays à préparer les réponses du bureau pays aux conclusions des audits, ainsi qu’à planifier et à mettre en œuvre les recommandations d’audit ;
- Contribuer aux fonctions de budgétisation et de prévision, y compris la planification adaptative : veiller à ce que tous les budgets (par exemple les propositions de projet, les budgets de fonctionnement annuels, etc.) soient préparés conformément aux outils fournis par l’organisation, par exemple les master budgets ;
Qualifications
- Certification d’expertise comptable (CPA) souhaitée
- 10+ ans dans un poste similaire avec CARE ou une autre ONGI dans un contexte complexe
- Expérience Exigée :
- Au moins 8 ans à un poste de cadre supérieur en Afrique dans le domaine de l’appui stratégique et de la conformité,
- Au moins 6 à 8 ans d’expérience pratique dans la direction et la gestion d’un programme d’appui complet dans un contexte complexe.
- Maîtrise du français et de l’anglais (à l’écrit et à l’oral) : Important
- Bonnes compétences informatiques et connaissance de divers logiciels financiers ; Solides compétences en matière de budgétisation, de comptabilité et de gestion financière
- Solides compétences en matière de coaching, de mentorat, de facilitation de la formation et de constitution d’équipes
- Bonne compréhension des questions de sécurité et de sûreté
Conditions de travail :
Position basée à N’Djamena. Le/La titulaire du poste peut être affecté(e) partout dans les zones d’interventions de CARE Tchad.
NB : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n’est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.
Dossiers de candidatures
Les dossiers de candidatures comprenant :
- Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays de CARE International au Tchad, et
- Cn curriculum vitae detaillé avec trois personnes de références professionnelles (Tél. et mail professionnel des responsables hiérarchiques uniquement) :
- Copie d’une pièce d’identité (CNI ou passeport)
- Pretentions salariales
doivent etre envoyés à l’adresse tcd.recrutement@care.org
Prière mentionner sur l’objet du message « DIRECTEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER, DECEMBRE 2024 » (les candidatures qui ne respectent pas cette consigne ne seront pas traitées).
Clôture : 30/12/2024 à 17h30
NB :
- Les candidatures physiques ne seront pas prises en compte ;
- Toute fausse déclaration dans le dossier du/de la candidat(e), expose son auteur à l’annulation de sa candidature ou à son renvoi s’il (si elle) est recruté(e) ;
- Seules les candidatures qui correspondent au profil et expériences recherchés, seront retenues pour la suite de la procédure ;
- Les copies authentifiées des diplômes par l’ONECS (Bac et autres diplômes supérieurs) seront exigées à la fin du processus au (à la) candidat(e) retenu(e) pour le poste.
Fait à N’Djamena, le 11/12/2024