Caritas Suisse lance un avis d’appel d’offres de consultation pour l’acquisition d’un logiciel de paie pour l’organisation pays, N’Djamena, Tchad

Contexte et Justification :

Caritas Suisse (CACH) est une organisation internationale de développement et d’aide humanitaire, une agence d’aide non gouvernementale et un membre de Caritas International. Elle prévient, combat et soulage la pauvreté dans plus de 15 pays. Avec ses projets de coopération au développement, Caritas Suisse travaille en général dans les domaines de la sécurité alimentaire, de l’eau, de la protection du climat, de la réduction des risques de catastrophe, de la migration ainsi que de l’éducation des enfants et des adultes. Elle fournit une aide d’urgence en réponse aux catastrophes et aux crises prolongées. Présente au Tchad depuis 1973, ses projets sont axés sur la création des revenus, le réchauffement climatique et la migration. Il est à noter que CACH soutient des projets au Tchad en collaboration avec des partenaires locaux. L’organisation Pays Tchad de Caritas Suisse emploie environ 70 personnes basées à N’Djamena et dans les deux bureaux auxiliaires de Koumra et d’Ati.

De ce qui précède, pour le traitement des salaires de son personnel, Caritas Suisse sollicite le service d’un fournisseur agrée de logiciel de paie.

Objectif :

CACH, Organisation Pays Tchad, est à la recherche d’un logiciel de paie qui doit faciliter le travail des membres de l’équipe Ressources humaines et Finances de l’Organisation Pays Tchad à N’Djamena. Ce logiciel prépare et traite la paie d’environ 70 employés chaque mois. Pour la gestion des ressources humaines, une autre solution logicielle (« HiBob ») sera mise en œuvre. Le logiciel de paie doit être capable d’insérer les données extraites de HiBob dans le logiciel de paie qui calculera et traitera les salaires.

Le logiciel de paie sélectionné offrira les fonctionnalités suivantes :

Calcul des salaires, y compris les déductions, les cotisations de la sécurité sociale, les impôts, les heures supplémentaires, les indemnités de licenciement, les avantages et autres prélèvements conformément aux obligations légales au Tchad, aux structures salariales applicables et aux calculs précis des charges fiscales/de sécurité sociale de l’employeur et de l’employé;
Maintenance centralisée des données de l’institution et des pourcentages d’impôts et de cotisations sociales dans le logiciel par le fournisseur afin d’assurer la conformité et l’exactitude des impôts locaux;
Recalcul automatique (retraitement des cycles de paie) incluant l’année précédente complète possible ou mise à jour dans le cycle de paie suivant sur la base des corrections pour le mois précédent;
Calcul et traitement des salaires en monnaie locale (FCFA);
Génération des fiches de paie;
Extraction de rapports statutaires spécifiques au pays et de rapports personnalisables sur demande (Excel et PDF), au moins en langue française;
Le logiciel doit être disponible au moins en langue française;
Possibilité d’attribuer des codes uniques à chaque employé;
Le logiciel doit être compatible avec les systèmes (ERP) de tiers (par exemple, RH, logiciels de comptabilité) et MS Azure, y compris la possibilité de télécharger et d’extraire des données, par exemple au format Excel ou csv;
Gestion intégrée des rôles, des utilisateurs et des accès permettant à au moins un administrateur/utilisateur clé de gérer les autorisations;
Sauvegarde/récupération des données au moins une fois par mois.

Les fonctions du logiciel décrites dans le présent TdR ne sont pas exhaustives.

Produit et résultats attendus :

Le logiciel de paie sera une application entièrement fonctionnelle et devra calculer et traiter les salaires en conformité avec les obligations légales et fiscales du Tchad. Par conséquent, le logiciel doit couvrir toutes les obligations légales, sociales et fiscales du Tchad et doit être adaptable à tout changement des exigences spécifiques du pays. Les exigences fonctionnelles et techniques décrites au point “2. Objectifs” des présents TdR s’appliquent.

L’étendue du travail sera la suivante :

Analyse des spécifications de la configuration, y compris le plan de projet pour la mise en œuvre du logiciel;
Livraison et configuration du logiciel conformément aux exigences techniques et fonctionnelles énoncées dans les TdR et convenues dans le contrat;
Assistance à la mise en place d’interfaces avec des systèmes tiers;
Formation au logiciel pour les membres de l’équipe RH/Finances (jusqu’à 3 utilisateurs clés) sur l’administration et l’utilisation du système, y compris la fourniture de matériel de formation/manuel de l’utilisateur;
Maintenance continue du logiciel, y compris la fourniture de mises à jour et de corrections de bogues pendant toute la durée du contrat;
Assistance aux utilisateurs clés pour le dépannage et les questions pendant toute la durée du contrat.

Caritas Suisse, Organisation Pays Tchad, recherche un logiciel avec un abonnement mensuel/annuel pour l’accès avec une option de renouvellement annuel ou pour l’achat du logiciel.

La date provisoire de mise en œuvre est novembre 2024.

Comment postuler :

Merci d’adresser votre dossier complet au Directeur Pays de Caritas Suisse sur le lien suivant :

tchadrecrutement@caritas.ch en mentionnant en objet : « Candidature pour la fourniture de logiciel de paie »

La date limite pour la soumission est fixée au 28 août 2024 à 18heures précises.