FHI 360 recherche un(e) Stagiaire en approvisionnement et administration, Phnom Penh, Cambodge
Description d’emploi
RÉSUMÉ DU POSTE :
Le stagiaire en approvisionnement et administration est chargé de soulever la demande d’achat dans le système d’automatisation des processus numériques (DPA) et de préparer la note de réception. Soutenir l’équipe des opérations dans la logistique, l’administration et les finances des pièces, telles que l’inscription à tout événement, recueillir les documents des participants et d’autres arrangements, recevoir les marchandises des fournisseurs, compter les inventaires. Aider l’équipe des opérations à préparer les documents pour le règlement avec l’équipe des finances, à imprimer, numériser et classer les documents. Il/elle effectuera d’autres travaux à la demande du gestionnaire des opérations de projet et de l’équipe de direction.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉSET CONTRIBUTIONS :
Approvisionnement
- Travailler avec l’équipe EQHA II et recueillir tous les documents connexes et les aider à faire la demande d’achat dans le système d’automatisation des processus numériques (DPA).
- Préparer les notes de réception sur DPA en suivant les directives d’approvisionnement.
- Soutenir l’équipe d’exploitation sur les travaux papier tels que la préparation des factures/bons de commande/notes de réception des marchandises pour le règlement avec l’équipe financière.
- Communiquez avec les fournisseurs pour recueillir les renseignements requis et consignez les renseignements sur les fournisseurs en catégorisant leurs types d’activités.
- Recevez les marchandises du fournisseur et effectuez un comptage physique pour vous assurer que le nombre de produits reçus et le nombre mentionné dans le bon de commande correspondent.
- Soutenir l’équipe d’exploitation dans l’examen des fournitures de bureau et des fournitures de cuisine, de la quantité qu’ils ont été utilisées au cours des trois derniers mois et de l’estimation de la quantité et des articles à acheter pour se réapprovisionner.
- Enregistrer le numéro de demande d’achat et le numéro de demande de proposition dans des feuilles Excel
Administration
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de l’EQHA II et les soutenir dans la rédaction des lettres administratives, l’impression, la préparation de l’enveloppe et la distribution aux partenaires
- Travailler en étroite collaboration avec les collègues des finances, de l’administration et du personnel des programmes pour assurer une exécution fluide et de haute qualité des activités soutenues par FHI360.
- Travailler en étroite collaboration avec l’agent administratif et logistique de FHI 360 pour distribuer et stocker la correspondance telle que les lettres, les courriels….
- Aider l’équipe d’exploitation à effectuer le dénombrement physique des inventaires.
- Soutenir l’équipe dans la préparation de l’autorisation des dépenses (EA)
- Suivre la note de service sur l’indemnité journalière, l’estimation du budget provisoire pour tout événement EQHA II
- Travailler avec l’équipe d’opération du pays pour organiser les véhicules à la suite de leurs demandes.
- Soutenir l’équipe d’exploitation dans l’exécution des travaux liés à la propreté, bien organiser l’ensemble du bureau et signaler si des améliorations sont nécessaires.
Lieu de travail
- Soutenir l’équipe des opérations dans l’organisation d’événements sociaux EQHA II au bureau et à l’extérieur (c’est-à-dire des happy hours, des vendredis heureux, des déjeuners et des dîners, un marathon EQHA, etc.) afin de renforcer la cohérence et la solidarité de l’équipe, au besoin.
- Soutien à la création d’un environnement de travail joyeux et heureux.
Autre
- Fournir régulièrement des rapports d’avancement et des mises à jour au gestionnaire des opérations de projet.
- Élaborer et tenir à jour des systèmes de remplissage et s’assurer que tous les documents finaux et propres liés à l’approvisionnement, à la logistique et à l’administration sont correctement entreposés.
- Prêt à apprendre sur le tas et à travailler des heures supplémentaires si nécessaire.
- Effectuer d’autres tâches pertinentes assignées par le gestionnaire des opérations de projet et l’équipe de direction d’EQHA II.
TYPE ET NATURE DES CONTACTS :
- Régulière locale nationale (NLR)
RESPONSABILITÉ PRUDENTIELLE ET BUDGÉTAIRE
N/A
FORMATION ET QUALIFICATION :
- De nationalité cambodgienne
- Sophomore ou junior à l’université en commerce, finance, administration ou dans un domaine connexe.
- Bon relationnel.
- Capacité à bien travailler avec les autres et à développer et maintenir la compatibilité entre le personnel du projet, les sous-traitants, les consultants et les bénéficiaires de l’aide.
- Capacité à travailler de manière indépendante et à faire preuve d’initiative, personnalité positive et joyeuse
- Prêt à apprendre de nouvelles choses.
- Connaissances en informatique avec des compétences dans l’utilisation des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint).
EXIGENCES DE VOYAGE :
- En fonction des besoins du projet
Cette description de poste résume les principales fonctions du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées à l’exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser le présent document à tout moment.
Cette offre d’emploi résume les principales fonctions du poste. Il ne prescrit ni ne restreint les tâches exactes qui peuvent être assignées à l’exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit d’examiner et de réviser le présent document à tout moment.
FHI 360 est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et de l’action positive et qui ne s’engage pas dans des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou à la recherche d’un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état matrimonial, d’un handicap physique ou mental, du statut d’ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Nos valeurs et engagements en matière de protection :FHI 360 s’engage à prévenir tout type d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements de travail et nos programmes, y compris les abus sexuels, l’exploitation et le harcèlement. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’engagent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi feront l’objet d’une vérification appropriée, y compris une vérification des références, du casier judiciaire et du financement du terrorisme. FHI 360 participe également au programme de divulgation des fautes répréhensibles (MDS), facilité par le Comité directeur pour l’intervention humanitaire. Conformément à la MDS, nous demanderons des informations aux anciens employeurs des candidats sur toute constatation étayée d’abus sexuels, d’exploitation et/ou de harcèlement pendant le mandat du candidat chez ses employeurs précédents. En postulant, les candidats confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces contrôles de sélection.
FHI 360 considérera pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant des antécédents criminels, d’une manière conforme aux exigences des lois nationales et locales applicables.
FHI 360 ne vous demandera jamais votre nom d’utilisateur ou votre mot de passe sur le site carrière, et nous ne vous demanderons jamais d’argent, de biens ou de services pendant le processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la correspondance de notre part, veuillez CareerCenterSupport@fhi360.org envoyer un courriel.
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Date limite de candidature : 01 Novembre 2024
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