Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) recherche un(e) Stagiaire  administratif(ve), Genève, Suisse

Le Programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE) est la principale autorité mondiale en matière d’environnement qui définit l’ordre du jour mondial en matière d’environnement, promeut la mise en œuvre cohérente de la dimension environnementale du développement durable au sein du système des Nations Unies et fait autorité en tant que défenseur de l’environnement mondial. Située au sein de la Division de l’économie de l’ONU Environnement, la Direction générale des ressources et des marchés (PNUE-RMB) cherche à préserver l’environnement, à réduire la pauvreté et à promouvoir le développement durable en renforçant la capacité des gouvernements, des entreprises et de la société civile à intégrer les considérations environnementales dans les politiques et pratiques économiques, commerciales et financières, conformément aux approches de partenariat et d’élaboration intégrée des politiques du développement durable. Dans le cadre du PNUE-RMB, l’Initiative financière du PNUE (UNEP FI) (www.unepfi.org) est un partenariat mondial unique entre le PNUE et le secteur financier privé. L’Initiative internationale du PNUE travaille en étroite collaboration avec plus de 200 institutions financières signataires de ses déclarations d’engagement en matière d’environnement et avec un éventail d’organisations partenaires afin d’établir et de promouvoir des liens entre l’environnement, la durabilité et la performance financière. Par le biais de ses commissions sectorielles, de ses groupes consultatifs thématiques et de ses activités régionales, l’UNEP FI s’acquitte de sa mission d’identifier, de promouvoir et de réaliser l’adoption de pratiques de durabilité à tous les niveaux des opérations des institutions financières. Le stagiaire travaillera avec l’équipe d’administration de l’IF du PNUE et le poste contribuera à soutenir le Secrétariat de l’IF du PNUE sur les tâches suivantes :

1) Aider le point focal des ressources humaines de l’IF du PNUE à s’assurer que les termes de référence du consultant et du stagiaire sont au niveau requis avant de les soumettre à l’agent administratif. Veiller à ce que la procédure régulière soit suivie lors de l’examen des candidatures qui ont postulé par l’intermédiaire d’INSPIRA pour des consultations ou des stages. Aider à rassembler tous les documents requis pour soumettre les demandes de consultant et de stagiaire au chef de la branche ou au chef de la division pour approbation.

2) Aider à assurer la liaison avec les stagiaires et les consultants pour s’assurer qu’ils soumettent tous les documents requis pour qu’ils soient inscrits dans leurs domaines respectifs (c’est-à-dire : minimaster RH / formulaires bancaires pour les cartes UMOJA / CDL, etc.). Aider à mettre en place et à « embarquer » les consultants et les stagiaires au bureau en travaillant avec ICTS pour s’assurer que le bureau, l’ordinateur et le téléphone sont installés.

3) Aider les points focaux des RH à rassembler les documents requis pour l’agent approbateur des RH afin que les contrats puissent être émis. Aider à tenir à jour les dossiers RH, qu’ils soient papier ou électroniques, et s’assurer que tous les dossiers sont à jour avec toutes les copies signées/approbations requises, etc. Aider les points focaux respectifs à rassembler les documents nécessaires pour effectuer les paiements aux consultants si nécessaire.

4) Coordonner avec les consultants et les chefs d’équipe pour assurer l’enregistrement des livrables et des activités mensuels. Aider au traitement de la paie des consultants dans Umoja.

5) Aider l’administration des FI dans son processus de facturation, en faisant le suivi des factures, en déposant les documents requis et en aidant à faire un suivi auprès de l’institution membre au besoin.

6) Prendre l’initiative d’organiser des réunions internes avec le chef d’unité, des séances de coaching hebdomadaires internes et des séances d’information supplémentaires si nécessaire.

7) Entreprendre des tâches administratives supplémentaires si et quand cela est nécessaire. Il peut s’agir, sans s’y limiter, d’aider le point focal pour les voyages du PNUE FI à s’assurer que les demandes de voyage du personnel, du consultant ou des participants à la réunion sont au niveau requis avant de les soumettre à l’approbation de l’agent administratif. Aider à rassembler tous les documents requis pour les approbations de voyage / les demandes de voyage / les rapports de frais de voyage / les rapports de mission. Le candidat doit avoir de solides compétences administratives, et une solide connaissance du domaine des Ressources Humaines. D’excellentes compétences en matière de recherche, de communication et d’écriture en anglais, ainsi qu’un haut degré de motivation et d’auto-organisation sont nécessaires.