Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) rechercher un(e) Stagiaire ( Voyages et Evènements ), Istanbul, Turquie
Description d’emploi
Arrière-plan
Sous la supervision du Chef de l’Unité Voyages et Événements, le stagiaire de l’Unité Voyages et Événements fournit un soutien sur les services liés aux voyages et aux événements, assurant une qualité et une précision élevées du travail pour obtenir les services de voyage optimaux. Un stagiaire de l’unité des voyages et des événements favorise une approche collaborative, axée sur le client, la qualité et les résultats dans la prestation des services de voyage.
Le stagiaire travaille en étroite collaboration avec l’adjoint et les associés de l’unité des voyages et des événements afin d’assurer une prestation de services uniforme.
Devoirs et responsabilités
Les principales tâches d’un stagiaire seront les suivantes :
- Le développement de modèles de formulaires pour faciliter le stockage des informations standard et la mise à jour des bases de données.
- S’interfacer avec la technologie actuelle pour recommander de meilleures solutions aux défis des voyages et des événements au bureau.
- Suivi de l’état des paiements avec l’agence de voyages LTA ; Surveiller les paiements et maintenir un contact hebdomadaire avec le représentant de l’agence.
- Tenez à jour le tableau de l’état des paiements et informez-vous lorsqu’il y a une augmentation significative des paiements en attente.
- Faites un suivi, ouvrez des tables de réclamations et envoyez des rappels aux voyageurs pour la soumission des réclamations.
- Aider à réserver des hôtels pour les fonctionnaires de l’ONU/PNUD en visite.
- Appui au traitement des demandes de visas pour tous les voyageurs de l’ONU en coordination avec l’agence des visas.
- Organisation de la prise en charge à l’aéroport et soutien à l’accélération des procédures de douane et d’immigration, si nécessaire.
- Prend en charge les arrangements GBL/BBL dans le Hub.
- Préparation de la correspondance courante, des tableaux Excel et des rapports.
- Extraction, saisie, copie et archivage de données provenant de diverses sources.
- Soutenir la liaison avec les fournisseurs de services (hôtels, restaurants, etc.) afin d’identifier les options les plus pratiques et les plus rentables pour les lieux et les fonctions d’ateliers, de conférences et de réunions.
- Fournir un soutien sur place lors d’événements si nécessaire.
- Informer la réception du Plaza des invités attendus.
- Autres éléments de soutien nécessaires au travail de l’Unité des voyages et des événements de l’IRH.
Compétences
- Excellentes compétences en gestion des relations, en communication et en analyse.
- Une personne bien organisée avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois ;
- Un joueur d’équipe : la capacité de travailler de manière productive et efficace avec les autres.
Compétences et expérience requises
Éducation:
Applicants to the UNDP internship program must, at the time of application, meet one of the following requirements:
- Be enrolled in a postgraduate degree programme (such as a master’s programme, or higher);
- Be enrolled in the final academic year of a first university degree program (minimum bachelor’s level or equivalent).
- Avoir obtenu un diplôme universitaire dans des domaines tels que le tourisme/la gestion hôtelière et/ou des domaines connexes souhaitables et, s’ils sont sélectionnés, doivent commencer le stage dans l’année suivant l’obtention de leur diplôme.
- Être inscrit à un programme de stage professionnel de troisième cycle et effectuer le stage dans le cadre de ce programme.
Expérience:
- Une expérience de travail connexe antérieure dans une entité nationale ou internationale serait un atout, mais n’est pas obligatoire.
- Une expérience en gestion d’agence de voyages/hôtel est un atout mais n’est pas obligatoire.
Compétences linguistiques :
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé ;
- La connaissance de la langue turque ou russe est un atout.
Apprentissage:
- Le stagiaire développera une bonne vue d’ensemble des pratiques régionales en matière de voyages, de logistique et de gestion d’événements, ainsi qu’une compréhension de base des concepts pertinents du PNUD.
5. Remarques :
Questions financières :
Les stages au sein du système des Nations Unies sont soumis à des conditions que le candidat doit connaître avant de signer sa convention de stage.
À partir de janvier 2020, les stagiaires recevront des allocations conformément aux règles et règlements de l’ONU.
Tous les autres coûts associés au stage doivent être assumés par l’établissement qui propose la candidature, l’établissement lié ou le gouvernement, qui peut fournir l’aide financière requise à ses étudiants ; soit par l’étudiant, qui devra obtenir un financement pour la subsistance et prendre ses dispositions pour les frais de voyage, d’hébergement et autres.
Procédure de candidature :
La demande doit contenir :
- Brève lettre de motivation (en anglais) indiquant l’intérêt et les qualifications pour le poste ;
- CV actuel et complet en anglais ;
- Veuillez regrouper tous vos documents en un (1) seul document PDF, car le système ne permet de télécharger qu’un seul document.
Les candidats retenus doivent soumettre les documents suivants :
- Lettre officielle de l’Université confirmant l’inscription à un programme d’études supérieures ;
- Preuve d’assurance médicale et d’assurance vie/accident valable pour le lieu dans lequel le stage sera effectué. Le stagiaire sélectionné doit avoir une assurance médicale et une assurance vie.
Conditions :
Le PNUD n’accepte les stagiaires que pour un minimum de 6 semaines et un maximum de 6 mois ;
Le PNUD n’accepte aucune responsabilité pour les coûts résultant d’accidents, de maladies ou de décès pendant le stage ;
Les stagiaires ne sont pas des membres du personnel et ne peuvent représenter le PNUD à quelque titre officiel que ce soit ;
Les stagiaires sont responsables de l’obtention de leur propre visa et de leurs documents de résidence, et doivent les planifier bien à l’avance.
Emploi ultérieur :
Le but du programme de stages n’est pas de déboucher sur un nouvel emploi au PNUD, mais de compléter les études d’un stagiaire.
Par conséquent, il ne devrait pas y avoir d’attente d’emploi à la fin d’un stage.
Date limite de candidature ; 25 Octobre 2024
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