Malaria Consortium recrute un Assistant Administratif (H/F), N’Djamena, Tchad

Malaria Consortium recrute un Assistant Administratif (H/F), N’Djamena, Tchad

Contexte organisationnel

Créé en 2003, le Consortium du Paludisme est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde, spécialisée dans la prévention, le contrôle et le traitement complets du paludisme et d’autres maladies transmissibles chez les populations vulnérables et défavorisées. Nous constatons de plus en plus que nos travaux sur le paludisme peuvent être efficacement intégrés à d’autres interventions similaires de santé publique pour un impact plus important, et élargissons donc notre champ d’action pour inclure la santé de l’enfant et les interventions négligées sur les maladies tropicales.

Nous travaillons en Afrique et en Asie avec des communautés, des gouvernements, des institutions académiques ainsi que des organisations locales et internationales, afin d’assurer une prestation efficace des services, soutenus par des preuves solides.

Nos domaines d’expertise incluent :

• Prévention, diagnostic et traitement des maladies
• Contrôle et élimination des maladies
• Renforcement des systèmes
• Recherche, suivi et évaluation menant à des bonnes pratiques
• Communication sur le changement de comportement
• Plaidoyer et développement de politiques nationaux et internationaux

Pays et contexte du projet

Le Consortium du Paludisme Tchad est l’un des bureaux nationaux de la région d’Afrique de l’Ouest et du centre de l’Afrique, basé à Abuja, au Nigeria. Le Consortium du Paludisme Tchad soutient actuellement la mise en œuvre de la chimioprévention saisonnière du paludisme (SMC) dans 48 districts de santé : Barh El Gazal, Tandjile, Logone occidental, Mayo Kebbi West et Mayo Kebbi East. Le SMC est présenté en campagne de masse en quatre cycles mensuels pendant la saison des pluies. À l’avenir, les interventions iront du soutien politique au niveau national à la mise en œuvre directe de programmes de lutte contre le paludisme, de nutrition et de certaines maladies tropicales négligées. Le bureau de N’Djamena est le centre des programmes au Tchad.

Objectif du poste

L’assistant administratif et RH veille au bon fonctionnement administratif du bureau national et apporte un soutien essentiel au département des ressources humaines (RH) ainsi qu’au programme dans la mise en œuvre du SMC.

Il/elle contribue activement à la gestion administrative, à la coordination logistique, à la gestion des dossiers du personnel et à la mise en œuvre des processus RH, tout en garantissant la confidentialité, la rigueur et le respect des politiques du Consortium contre le paludisme.

Portée du travail

L’assistant administratif effectue un large éventail de tâches administratives et de soutien général au sein du bureau avec un haut degré de responsabilité et de confidentialité. Le titulaire du poste s’occupera de l’administration et du soutien du bureau, des communications et du soutien aux déplacements. L’incumbent travaille avec un esprit d’initiative et une indépendance de jugement. Il/elle veille à ce que les délais soient respectés pour toutes les tâches et conformément aux politiques de l’organisation.

Relations de travail clés

L’incubent assure à la fois un soutien administratif et RH au bureau, notamment la gestion des dossiers personnels, le suivi des congés, la planification des réceptions, la logistique de formation et la préparation des documents RH.

Il/elle travaille avec un haut degré de responsabilité, d’autonomie et de confidentialité.

Responsabilités clés

Soutien au bureau (40 %)

• Gérer la réception, le classement et la distribution du courrier ainsi que des communications internes/externes.
• Gérer les appels, les visiteurs et les rendez-vous officiels.
• Assurer la planification logistique des réunions et ateliers internes.
• Faciliter l’accès des visiteurs au bureau en collaboration avec le département de sécurité.
• Assurer la propreté, la fonctionnalité et l’entretien approprié du bureau.

Soutien administratif (30 %)

• Gérez les fournitures et équipements de bureau et assurez-vous de leur utilisation correcte.
• Surveiller les paiements des factures (eau, électricité, internet, etc.) et la maintenance des services.
• Organiser la logistique des missions et des voyages (réservations, visas, réceptions, etc.).
• Maintenir le système de classement et d’archivage des documents administratifs.

Soutien aux ressources humaines (30 %)

• Soutenir la mise à jour et la réalisation des dossiers individuels du personnel (physiques et numériques).
• Aider à la planification du recrutement et à la logistique (postes, invitations, tests, entretiens, etc.).
• Participer à l’organisation et au suivi de l’intégration et de la formation du personnel.
• Soutenir le suivi de la présence, des congés et des absences.
• Préparer la correspondance RH, les certificats et les documents administratifs pour le personnel.
• Contribuer au suivi du bien-être du personnel (anniversaires, événements internes, communication RH).
• Soutenir la mise en œuvre des initiatives RH (évaluations de performance, formation, engagement du personnel, etc.).
• Maintenir la confidentialité des données et informations liées au personnel.

Spécification de la personne

Qualifications et expérience :

Obligatoire

• Un diplôme en administration, gestion des ressources humaines, études de secrétariat ou discipline connexe. Une expérience significative en administration ou dans un rôle de soutien au bureau
• Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau ou en ressources humaines
• Expérience dans l’utilisation d’un système d’information

Désirable

• Expérience avérée au service d’une organisation non gouvernementale internationale
• Expérience en réseautage et en établissement de relations de travail solides

Compétences professionnelles :

Obligatoire

• Capacité à maintenir la confidentialité de toutes les informations liées aux ressources humaines
• Capacité à travailler de manière autonome, capable de travailler de manière autonome avec une supervision limitée
• Excellente attention aux détails et compétences administratives bien développées
• Connaissances et expérience dans l’utilisation des logiciels MS Office (MS Office, Outlook, SharePoint)
• Français fluent, excellentes compétences en communication écrite et orale. La connaissance pratique de l’anglais serait également un atout
• Flexibilité dans l’exécution des tâches

Un comportement mature et professionnel.

Désirable

• Connaissance des questions de gestion des ressources humaines des ONGI.
• Expérience dans le soutien à l’amélioration des processus.